Правильний вибір БФП — стабільна робота вашого офісу
Сучасний офіс без техніки, яка друкує, копіює та сканує, — як без повітря. Багатофункціональні пристрої взяли на себе рутину, яка раніше забирала години: не треба бігати між кімнатами з паперами чи шукати, де б відсканувати договір. Але правильний вибір БФП для офісної мережі — це не просто покупка коробки з кнопками. Це рішення, яке впливає на різні робочі аспекти:
- бюджет;
- графік роботи;
- настрій персоналу.
Розберемо основні помилки, ризики під час вибору пристрою, щоб виробити чіткий план дій.
Вибір БФП: Типові помилки
Важливо розуміти, які завдання стоять перед командою, щоб вибрати для офісу пристрою, які не простоюватимуть або, навпаки, перевантажуватимуться. Купити перший-ліпший апарат — означає закласти міну під бюджет і нерви співробітників.
Неправильна оцінка обсягів друку
Дивіться на цифри, які вказують на навантаження. Якщо взяти домашню модель в офіс, де за день друкують по 500–800 сторінок, вона почне грітися, гальмувати, а згодом — просто вийде з ладу. Якщо ваші реальні обсяги перевищують 70% від вказаних цих цифр — беріть модель із запасом. Краще трохи переплатити, ніж залишитися без друку в розпал звітного періоду.
Несумісність із мережею та ОС
Часто трапляється, що куплений для офісу багатофункціональний пристрій не бачить папки мережі або не дружить з ОС (Windows, Linux). Перевіряйте у характеристиці пристрою підтримку протоколів та драйверів до оплати, щоб не купити марний «мотлох».
Вибір непотрібних функцій
Факс, NFC, хмарний друк — ви платите за кожну опцію. Якщо ви не плануєте їх використати, навіщо переплачувати? Аналізуйте реальні завдання. Наприклад, кольоровий сканер високого класу не потрібен бухгалтерії, якщо вони сканують лише чорно-білі акти.
Економія на сервісі
Наявність сервісу — обов’язковий пункт. Низька вартість пристрою часто свідчить про відсутність підтримки. Коли пристрій зламається, а майстер приїде через тиждень — ви втратите в рази більше через простої.
Ризики через помилки при виборі
Вартість БФП для офісної мережі визначаються багато властивостей пристрою.
Перевитрата бюджету
Недорогий апарат може вимагати заміни картриджів кожні 1000 сторінок і вартість відбитка виявиться вищою, ніж у більш дорогої, але економічної моделі. А з урахуванням позапланового ремонту така «економія» швидко перетворюється на збитки.
Простої та падіння продуктивності
Якщо в піковий звітний період БФП часто зависає, співробітники вимушено стоять і робота стопориться. Навіть 20 хвилин простою на день — це годинник втраченого часу та грошей компанії.
Неякісний сервіс
Сервіс із чергою на два тижні — це катастрофа. Ви залишаєтеся без друку, бізнес-процеси стають надовго. Перевіряйте репутацію постачальника заздалегідь.
Проблеми з інтеграцією
Налаштування властивостей БФП не є складним. Однак системний адміністратор витратить на це дні, якщо пристрій:
- не підтримує Active Directory;
- не сканує у спільні папки;
- конфліктує із DHCP.
Все це також ваші витрати.
Як уникнути помилок при виборі БФП: Важливі практичні поради
- Проведіть аудит завдань — підрахуйте, скільки сторінок на день друкує кожен відділ, складіть таблицю обсягів та режимів роботи.
- Перевірте сумісність — переконайтеся, що БФП працює з вашими мережевими стандартами (IPv6, SMB) та ОС. Запросіть тестовий зразок у постачальника при покупці БФП із розширеними мережевими функціями.
- Надійний партнер, це:
- допомогу у виборі пристрою;
- сервісний контракт;
- навчання працівників;
- швидка заміна розхідників.
Це гарантія того, що ваші сумісні БФП в офісній мережі працюватимуть без збоїв. Звертайтеся до перевірених постачальників.
- Вважайте вартість відбитка — слід порівняти ціну картриджів та їх ресурс. Більш дорога модель з більшим ресурсом часто виявляється вигідною.
- Оцініть можливість встановлення додаткових лотків для різних носіїв.
Додатково рекомендуємо вивчити асортименти пристроїв з мережевими функціями — для невеликих команд і великих корпорацій є відповідні рішення в магазині Comtrade. Оцініть ключові аспекти при виборі БФП, щоб уникнути типових помилок та забезпечити безперебійну роботу офісу.
Для тих, хто готовий купити для офісної мережі БФП з доставленням по Україні компанія Comtrade — ваш надійний партнер. Ми пропонуємо широкий вибір, консультації та оперативну підтримку. Доставимо до будь-якого міста України, оформити замовлення можна на сайті comtrade.ua. Вибирайте з розумом і ваш офіс ніколи не залишиться без друку!
